La location de photocopieur est le mode d'acquisition privilégié par les entreprises françaises : plus de 70 % des copieurs professionnels sont aujourd'hui en location. Et pour cause, cette formule offre de nombreux avantages : pas d'investissement initial, maintenance incluse, matériel toujours à jour. Mais attention, tous les contrats ne se valent pas. Voici tout ce qu'il faut savoir pour faire le bon choix.
Location vs. achat : pourquoi louer est souvent plus avantageux
Un copieur professionnel neuf coûte entre 3 000 et 15 000 euros à l'achat selon la gamme. En location, le coût est lissé sur 3 à 5 ans avec un loyer mensuel de 80 à 400 euros, maintenance et consommables (toner) inclus. La trésorerie est préservée, et le coût à la page est parfaitement maîtrisé.
| Critère | Achat | Location |
|---|---|---|
| Investissement initial | 3 000 – 15 000 € | 0 € (loyer mensuel) |
| Maintenance | À votre charge, coûts imprévus | Incluse dans le contrat |
| Toner et consommables | À votre charge | Généralement inclus |
| Obsolescence | Risque d'obsolescence à 5 ans | Renouvellement en fin de contrat |
| Comptabilité | Immobilisation | Charge d'exploitation déductible |
| Flexibilité | Matériel figé | Évolution possible en cours de contrat |
Ce que contient un contrat de location standard
Un contrat de location de copieur se compose généralement de deux volets : le loyer financier (le coût du matériel lissé sur la durée) et le contrat de maintenance (le service). Voici ce qui est typiquement inclus :
- Le matériel : copieur multifonction (impression, copie, scan, éventuellement fax), avec les options choisies (finisseur, module recto-verso, bac supplémentaire).
- L'installation et la mise en service : livraison, connexion au réseau, paramétrage des pilotes sur les postes utilisateurs.
- La maintenance préventive et curative : interventions sur site pour entretien régulier et réparations.
- Les consommables : toner (noir et/ou couleur), tambour, courroie de transfert. Seul le papier reste généralement à votre charge.
- Le support technique : assistance téléphonique et télémaintenance.
Le coût à la page : comprendre la facturation
La plupart des contrats de location incluent un forfait de pages mensuelles (par exemple 3 000 pages noir et blanc + 500 pages couleur). Les pages excédentaires sont facturées au-delà, à un tarif convenu. C'est le fameux « coût à la page » ou « coût copie ».
- Page noir et blanc : 0,008 à 0,015 € selon le volume et le matériel.
- Page couleur : 0,05 à 0,10 € selon le volume et le matériel.
- Les pages non utilisées dans le forfait ne sont généralement pas reportées au mois suivant.
Analysez votre volume d'impression réel avant de signer. Un forfait surévalué vous fait payer pour des pages inutilisées. Un forfait sous-évalué entraîne des surcoûts importants. Demandez un relevé de compteur sur vos copieurs actuels pour estimer précisément vos besoins.
Les pièges à éviter dans un contrat de location
1. La durée d'engagement excessive
Méfiez-vous des contrats de 5 ans et plus. La durée standard est de 3 à 4 ans. Au-delà, vous risquez de vous retrouver avec un matériel vieillissant et des conditions tarifaires défavorables. Vérifiez les conditions de sortie anticipée.
2. La tacite reconduction
Certains contrats se renouvellent automatiquement pour la même durée si vous ne les dénoncez pas dans le délai prévu (souvent 3 à 6 mois avant l'échéance). Notez cette date dans votre agenda.
3. Les exclusions de maintenance
Lisez attentivement les exclusions : certaines pannes (dommages électriques, mauvaise utilisation, déménagement) peuvent ne pas être couvertes. Assurez-vous que la maintenance est réellement « tout compris ».
4. Le coût des pages couleur sous-estimé
Certains fournisseurs attirent avec un loyer bas mais facturent les pages couleur à un tarif élevé. Comparez le coût total (loyer + coût page) sur la durée du contrat, pas seulement le loyer mensuel.
Comment choisir le bon copieur pour votre entreprise
- Volume mensuel : en dessous de 2 000 pages/mois, un multifonction A4 compact suffit. Au-delà, un modèle A3 est recommandé.
- Couleur ou noir et blanc : si vous imprimez moins de 20 % en couleur, un modèle N&B avec imprimante couleur séparée peut être plus économique.
- Vitesse : de 25 pages/minute pour un petit bureau à 70+ pages/minute pour un service central d'impression.
- Fonctionnalités : scan réseau, impression mobile, finisseur agrafeur, module de pliage, impression sécurisée par badge.
- Format papier : A4 suffit pour la majorité des usages. Le A3 est indispensable pour certains secteurs (architecture, BTP, communication).
Digitel Solutions : la location copieur sans surprise en Lorraine
Chez Digitel Solutions, nous proposons des contrats de location de copieurs Ricoh avec une philosophie simple : la transparence totale. Nos contrats sont clairs, sans frais cachés, avec une maintenance réellement tout compris (déplacements, pièces, main-d'œuvre, toner).
Nos techniciens interviennent rapidement depuis nos 3 agences en Lorraine. Nous analysons vos besoins réels pour vous proposer le matériel adapté, au juste prix. Et en fin de contrat, nous vous accompagnons dans le renouvellement ou la restitution, sans pression commerciale.
Un bon contrat de location, c'est un copieur qui fonctionne, un toner qui arrive avant d'être vide, et un technicien qui répond quand on l'appelle.
